Anleitung und Tipps
Einfache und bequeme Bearbeitung mit Hilfe der Mastertabellen
Mit HERMES One werden Kleinvorhaben mit nur einem einzigen Dokument gemanagt. Die Entscheidungslisten (nachfolgende Abbildung), auch Mastertabellen genannt, bilden dabei das Herzstück von HERMES One.
Die Zeilen dieser Listen stellen eine Schritt-für-Schritt Anleitung dar. Sie umfassen die minimal zu erstellenden Ergebnisse für jede der drei Vorhabenphasen.
Die Tabellen werden Zeile für Zeile abgearbeitet und die entsprechenden Ergebnisse erstellt. Mit Klick auf den jeweiligen Link gelangt man direkt zur dazugehörigen Textbox oder Tabelle.
Wenn das geforderte Ergebnis erstellt wurde, gelangt man mit einem einzigen Klick wieder zur Mastertabelle zurück und die nächste Aufgabe kann angegangen werden. Liegen alle notwendigen Ergebnisse vor, wird die Durchführungsfreigabe durch die Auftraggeberin genehmigt und mit der eigentlichen Lösungsentstehung begonnen.
Navigationsleiste
Über die Navigationsleiste (nachfolgende Abbildung) gelangt man direkt zu den wichtigsten Steuerungselementen und mit einem Klick zurück zur Navigation.
Kapitel ein- und ausklappen
Mit Klick auf den Pfeil neben dem Kapitel wird der entsprechende Absatz ein- oder aufgeklappt.
Um Kapitel/Abschnitte standardmässig eingeklappt darzustellen, ist folgende Wordeinstellung vorzunehmen: Menüband → Start → Absatz: Absatzeinstellungen öffnen → Einzüge und Abstände → Allgemein → Standardmässig reduzieren aktivieren. Je nach verwendeter MS Word Variante (lokal, Office365) und Administrationseinstellungen ist diese Funktion nicht verfügbar.
Dokument drucken
Eingeklappte Kapitel werden nicht ausgedruckt. Beim Erstellen eines PDFs werden stets alle Kapitel (auch eingeklappte) gedruckt.
Navigationssymbole
Folgende Symbole werden zur Navigation innerhalb des Dokumentes verwendet:
![Die Abbildung „Navigationssymbole_DE_HO30“ zeigt eine Legende der Navigationssymbole, die auf der HERMES-Seite „Anleitung und Tipps" zur Steuerung innerhalb eines Steuerungs- bzw. Statusinstruments (z. B. einer Statusampel-Tabelle) verwendet werden. Die Legende listet acht Symbole mit ihrer jeweiligen Funktion auf: Ein nach links weisendes Dreieck (◄) bedeutet „Zurück zur Mastertabelle". Ein ausgefülltes schwarzes Rechteck steht für „Zurück zur Navigationsleiste". Ein ausgefüllter Kreis bedeutet „Zurück zum Status Ampel". Ein nach oben weisendes Dreieck (▲) führt „Zu Risiken". Ein Rechteck mit vertikalen Streifen führt „Zur Massnahmetabelle". Ein kleines ausgefülltes Quadrat führt „Zur Schlussbeurteilung". Ein schräg gestelltes Dreieck dient zum „Kapitel auf und zuklappen". Die Notation „[ ]“ kennzeichnet ein „Feld". Diese Symbole dienen der Orientierung und dem Sprung zwischen verschiedenen Tabellenblättern bzw. Ansichten (Mastertabelle, Navigationsleiste, Status Ampel, Risiken, Massnahmetabelle, Schlussbeurteilung) innerhalb eines HERMES-Arbeitsinstruments. Es sind keine der in der verbindlichen Liste genannten kantonalen Methodenelemente des Kantons Zürich in dieser Abbildung erkennbar.](https://hermeszh.ictpark.net/_Resources/Persistent/0/8/c/9/08c9a5b1aed4bc4dbe090a05fe434318ab687bb4/Navigationssymbole_DE_HO30-532x255.png)
Laden Sie das Word Template HERMES One herunter und speichern Sie es in Ihrer Ablage zum Vorhaben gemäss Namenskonvention Ihrer Organisationseinheit (z.B. Datum_Projektkürzel_Dokumentname, also 20240813_TDO25_HERMESOne-Dokument.docx).
Öffnen Sie anschliessend das Dokument und erfassen Sie die Metainformationen auf der ersten Seite.
Ab diesem Zeitpunkt arbeiten Sie ausser in Ausnahmefällen nur noch über die Mastertabellen auf den Seiten 2/3 (Vorhabensbeginn), 4 (Lösungsentstehung) und 5 (Vorhabensende).
Achtung wichtig: Sie können auf allen Seiten weitere Hilfe zum Ausfüllen und/oder Inhalt anzeigen, indem Sie auf das Absatzmarken-Icon von Word (Menüband | Start | Absatz | Absatzmarken Icon «¶») klicken. Bei nochmaligem Anklicken verschwinden die Zusatzinformationen wieder.
Wechseln Sie auf die Seite 2 des Dokumentes in das Kapitel 0.1 Vorhabensbeginn (und -management).
Zeile 01: Entscheid zur Durchführung der Initialisierung
Wenn die Beauftragung z.B. per Email erfolgt ist, dann erfassen Sie in der Spalte "Stand" den Text wie in obiger Grafik. In der Spalte "Status" wählen Sie "erledigt" aus. Die Spalte "Farbe" können Sie auch gleich grün hinterlegen, so sieht man auf einen Blick, wo man im Projekt steht. In der Spalte "Verantw. f. Erg." erfassen Sie Name und Vorname der Auftraggeberin und in der Spalte "Datum" das Datum der Erledigung des Tasks. Speichern Sie das Email in Ihrer Ablage zum Vorhaben.
Zeilen 02 - 10
Gehen Sie sequentiell durch die Tasks, bis alle erledigt sind.
Falls ein Task nicht ausgeführt werden muss, können Sie in der Spalte "Status" den Wert "nicht relevant" auswählen und hinterlegen Sie die Zelle grün, wie wenn Sie sie abgearbeitet hätten. Bei nicht abgearbeiteten Tasks schreiben Sie eine kurze Begründung in die Spalte "Stand".
Durch Klick auf den Link in der Spalte "Grundlage" gelangen Sie direkt auf das Detail, wo Sie die Inhalte erfassen können. Falls Sie auf ein ganzes Dokument, Verzeichnisse oder Websites referenzieren, speichern Sie diese in Ihrer Ablage zum Vorhaben und verlinken Sie sie im Inhalt.
Sobald Sie die Detailseite fertig bearbeitet haben, klicken Sie auf das "Zurück"-Symbol und Sie gelangen wieder in die Mastertabelle. Dort erfassen Sie noch einen kurzen Kommentar in der Spalte "Stand" (z.B. Ziele definiert), wählen in der Spalte "Status" den Wert "erledigt", hinterlegen die Spalte grün, erfassen Ihren Namen oder Kürzel in der Spalte "Verantw. f. Erg." und erfassen das Datum der Erledigung.
Zeile 11: Entscheid zur Durchführung der Arbeiten
Wenn Sie sämtliche Tasks 01 bis 10 abgearbeitet haben, können Sie in der Zeile 11 den Entscheid der Auftraggeberin dokumentieren. Dies ist automatisch die Freigabe zum Eintritt in die Phase "Lösungsentstehung".
Wechseln Sie auf die Seite 4 des Dokumentes in das Kapitel 0.2 Lösungsentstehung.
Arbeiten Sie die Zeilen sequentiell durch. Sie können eigene Zeilen ergänzen für Ihre individuellen Lieferergebnisse. Dazu bitte die Nummerierung der Zeilen anpassen. Die letzte Zeile ist immer der Entscheid für den Eintritt in die Phase "Vorhabenende". Für diesen Entscheid müssen alle vorangegangenen Tasks erledigt sein ("erledigt" oder "nicht relevant" mit Begründung).
Wechseln Sie auf die Seite 4 des Dokumentes in das Kapitel 0.2 Vorhabenende.
Erstellen Sie die Schlussbeurteilung. Sie können eigene Zeilen ergänzen für zusätzliche Lieferergebnisse. Dazu bitte die Nummerierung der Zeilen anpassen. Die letzte Zeile ist immer der Entscheid für den Abschluss des Vorhabens. Für diesen Entscheid müssen alle vorangegangenen Tasks erledigt sein ("erledigt" oder "nicht relevant" mit Begründung).
